1. Identificación de Smartmil
2. Objeto del Servicio
Smartmil es una plataforma de software como servicio (SaaS) B2B orientada a la gestión empresarial, recursos humanos, documentación laboral, activos, subcontratistas, centros de costo, bodegas, soporte, cumplimiento documental y otros módulos. Las funcionalidades específicas dependerán del plan comercial contratado por el cliente y la configuración del tenant (espacio de trabajo).
3. Aceptación de los Términos
El acceso y uso de la plataforma implica la aceptación expresa e íntegra de estos Términos de Servicio por parte del cliente, sus usuarios autorizados y administradores del tenant. Si no está de acuerdo con estas condiciones, debe abstenerse de utilizar la plataforma.
4. Clientes y Usuarios Autorizados
Distinguimos las siguientes figuras dentro del uso de la plataforma:
- Cliente (Tenant): La entidad jurídica o persona natural que contrata el servicio y administra el espacio de trabajo.
- Usuarios Administradores: Personas designadas por el cliente con permisos para configurar, invitar y gestionar el tenant.
- Usuarios Operativos: Personal autorizado por el cliente para operar módulos específicos.
- Trabajadores o Terceros: Personas que pueden interactuar con enlaces públicos, firmar documentos o recibir notificaciones generadas por el cliente.
5. Responsabilidades del Cliente
El cliente, al utilizar la plataforma, asume la responsabilidad exclusiva de:
- Garantizar la veracidad, exactitud y actualización de los datos que carga.
- Contar con la autorización expresa o base legal válida para tratar datos de trabajadores, subcontratistas, contactos y terceros.
- Asignar correctamente roles y permisos a sus usuarios dentro de su organigrama.
- Mantener el resguardo y confidencialidad de las credenciales de acceso.
- Utilizar la plataforma conforme a la legislación vigente y las buenas prácticas operacionales.
- Abstenerse de cargar contenido ilícito, malicioso, engañoso o que no tenga relación con el objeto del servicio.
- Cumplir integralmente con sus propias obligaciones laborales, tributarias, contractuales y de protección de datos.
6. Responsabilidades de Smartmil
Como proveedor del servicio SaaS, Smartmil se compromete a:
- Operar la plataforma de forma razonable y diligente.
- Mantener controles de acceso y separación lógica de datos (multi-tenancy) para cada cliente.
- Aplicar medidas de seguridad técnicas y organizativas proporcionales a los riesgos del tratamiento.
- Entregar trazabilidad y evidencia de las operaciones críticas según las funcionalidades disponibles.
- Prestar soporte técnico y funcional de acuerdo con las condiciones comerciales acordadas.
- Mantener una disponibilidad razonable del servicio, sin prometer disponibilidad absoluta o ininterrumpida.
- Tratar los datos personales conforme a nuestra Política de Privacidad y, cuando actúe como encargado, bajo las instrucciones lícitas del cliente.
7. Protección de Datos Personales
El tratamiento de la información se rige por la Política de Privacidad de Smartmil. En el contexto del uso del servicio:
- Smartmil como Responsable: Respecto a los datos de facturación, usuarios administradores y uso del SaaS.
- Smartmil como Encargado: Respecto a los datos operativos, laborales o comerciales que el cliente carga en la plataforma.
- El Cliente como Responsable: Respecto a los datos de sus propios trabajadores, subcontratistas y documentos administrados.
Cualquier Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) o contrato específico suscrito entre las partes complementará estos términos.
8. Planes, Módulos y Funcionalidades
Las funcionalidades, módulos disponibles, límites de almacenamiento, usuarios y capacidades operativas dependerán estrictamente del plan contratado y la configuración habilitada para el tenant. Smartmil no garantiza que todos los módulos estén disponibles de forma predeterminada para todos los clientes o en todos los planes.
9. Facturación y Pagos
Las condiciones comerciales, precios, facturación y métodos de pago quedarán definidos en la cotización, contrato, orden de compra o acuerdo particular suscrito con el cliente. Smartmil se reserva el derecho de aplicar la suspensión del servicio por mora y de modificar las condiciones comerciales vigentes para nuevas renovaciones, informando oportunamente al cliente.
10. Propiedad Intelectual
Smartmil conserva todos los derechos de propiedad intelectual, industrial y derechos de autor sobre el software, diseño, marca, código fuente, documentación, lógica funcional y toda la plataforma.
El cliente conserva íntegramente la titularidad sobre sus datos y contenido cargado, otorgando a Smartmil únicamente los derechos y licencias necesarios para operar el servicio, alojar la información y cumplir con sus obligaciones bajo estos términos.
11. Uso Aceptable
Está estrictamente prohibido utilizar la plataforma para:
- Cualquier uso ilegal o fraudulento.
- Acceder a cuentas o datos no autorizados.
- Realizar ingeniería inversa, descompilar o extraer el código fuente.
- Cargar malware, virus o herramientas diseñadas para comprometer la seguridad.
- Evadir controles de acceso, facturación o límites del plan.
- Abusar de los recursos técnicos, API o almacenamiento de forma desproporcionada.
- Compartir credenciales indebidamente o revender el servicio sin autorización expresa.
12. Seguridad y Credenciales
Los usuarios son los únicos responsables de mantener la confidencialidad y seguridad de sus credenciales (contraseñas, tokens). Cualquier actividad realizada desde una cuenta autenticada será imputable al cliente. En caso de sospechar acceso no autorizado, el usuario debe notificar inmediatamente a los administradores del tenant o a Smartmil.
13. Soporte
El soporte técnico se prestará a través de los canales definidos oficialmente por Smartmil (ej. portal de soporte, email). Para la correcta resolución de incidencias, la asistencia técnica puede requerir que nuestro personal acceda de forma limitada, controlada y trazable a información técnica o configuraciones del tenant.
14. Disponibilidad y Cambios del Servicio
Smartmil puede realizar mantenciones programadas, mejoras operativas, actualizaciones de seguridad o cambios técnicos en la plataforma. Por ello, pueden ocurrir interrupciones razonables en el servicio. Intentaremos minimizar cualquier impacto operacional y comunicar las ventanas de mantenimiento prolongadas cuando sea posible.
15. Suspensión o Término
Smartmil puede suspender o terminar el acceso a la plataforma por:
- Incumplimiento grave de estos términos de servicio.
- Mora o no pago del plan contratado.
- Uso abusivo o ilícito que ponga en riesgo la infraestructura.
- Riesgos inminentes de seguridad informática.
- Requerimiento legal, orden judicial o de autoridad competente.
- Término voluntario del contrato o no renovación.
16. Limitación de Responsabilidad
Smartmil proporciona herramientas tecnológicas, trazabilidad, controles de acceso y evidencia documental. Sin embargo, Smartmil no reemplaza la asesoría legal, contable, laboral ni tributaria.
El cliente conserva la plena responsabilidad por las decisiones tomadas en base a la información del sistema, la integridad de sus propios datos y su cumplimiento normativo frente a autoridades, trabajadores y subcontratistas. Salvo disposición legal en contrario o dolo comprobado, Smartmil no será responsable por daños indirectos, lucro cesante o pérdidas derivadas del uso de la plataforma.
17. Documentos Legales Relacionados
- Política de Privacidad
- Políticas de Seguridad (si aplica)
- Para consultas: contacto@smartmil.cl
18. Modificaciones de los Términos
Smartmil se reserva el derecho de actualizar o modificar estos términos periódicamente para reflejar cambios legales, mejoras en el servicio o nuevas prácticas operativas. Publicaremos la versión vigente en /terms, y su uso continuado de la plataforma constituirá la aceptación de dichas modificaciones.
19. Ley Aplicable y Jurisdicción
Estos términos se rigen e interpretan por las leyes de la República de Chile, salvo que exista un acuerdo comercial escrito que especifique una jurisdicción distinta.